La persona encargada del cuidado de la videoteca debe tener pleno conocimiento del contenido de cada video, cada video debe ir clasificado por tema, para lo cual se elaboran unas fichas en donde va ir reflejado el nombre del video con su correspondiente número, si una persona solicita un video para llevárselo a su casa en calidad de préstamo, debe llenarse una planilla en donde se escriba el nombre y el apellido de la persona , así como su dirección, también se coloca el nombre y número del video, como notaran el manejo es similar al de una biblioteca, también se le indica a la persona el día que debe devolver el video, chequeando que al momento de la devolución el video este en el mismo estado como se entregó.
Los aspectos que debemos tener en cuenta al momento de querer poner en marcha una videoteca son los siguientes:
El espacio, se debe contar por lo menos con varias areas diferentes: el depósito de los videos, la oficina para atender al público, la sala donde se realicen las proyecciones, etc.
El servicio al usuario, se debe tomar en cuenta los tipos de servicios que se le va a ofrecer al usuario, esto debe ir relacionado con la disponibilidad de recursos disponibles (espacio, personal, etc).
Búsqueda y consulta, se debe contar con una base de datos eficiente que le permita al videotecario o al usuario localizar de manera rápida y oportuna los videos que necesiten.
