La indización automática es común entre las organizaciones que realizan trabajo entre recursos humanos y administrativo. Las grandes cantidades de información deben ser calificadas y clasificadas en serie ordenadas para que su ubicación sea precisa tanto para el que la requiere como para el que mantiene en pie el sistema.
El almacenamiento de datos es vital para cualquier tipo de organización, no solo para mantener un histórico, sino para tener un soporte ampliado de seguridad que garantice que el contenido de los documentos es cierto y que en caso de pérdida existe un respaldo que lo compruebe.
Quienes aplican la indización convierten el lenguaje controlado (descriptores y encabezamientos de materia) una vez que se buscan y encuentran sus equivalentes en los lenguajes de indización (tesauro, listas de encabezamiento de materias o listado alfabético de descriptores). De este modo, esos descriptores o encabezamientos de materia sirven para el almacenamiento de esos documentos en bases de datos o catálogos y recuperación también para su posterior recuperación. Por tanto, el objetivo general de la indización es el almacenamiento y recuperación de información.
