Qué es documento
Este es un papel que contiene una serie de textos de tipo informativo y que puede ser de utilidad en diferentes ciencias, ramas o situaciones. Ahora, cuando se menciona a un documento oficial, se hace referencia a un testimonio que puede ser tanto digital como físico de un acto que ha sido realizado en base a instituciones, personas jurídicas o naturales, organismos públicos o privados y que, además, se registra en la unidad de información sin importar el tipo de soporte que tenga.
El sinónimo es «escrito, archivo», la abreviatura es «doc» y su traducción al inglés es «document.»
A los escritos, además, se los puede clasificar en primarios, que son aquellos que contienen información original del autor y no han sido sometidos al tratamiento o modificación de otra persona más que su responsable y, en secundarios, que serán aquellos que sí recibieron un tratamiento y los terciarios, que son aquellos archivos secundarios a los cuales se les aplicó un tratamiento.
Características de los documentos
Originalmente, la principal característica de un archivo era que su conformación se basaba en la escritura a mano y papel. Para poder escribir, se hacía uso de la tinta, pues era la manera correcta de elaborar un manuscrito.
Gracias a la tecnología, se fueron agregando cada vez más y más características a los archivos, por ejemplo, el hecho de plasmar las escrituras con máquinas de escribir o impresoras en vez de hacerlo a mano.
Los años fueron pasando y se fueron agregando cada vez más materiales capaces de crear archivos de este tipo, por ejemplo, el documento word, el cual se puede elaborar desde una computadora, tablet o teléfono inteligente.
Es importante destacar que existen dos características esenciales en estos escritos, la primera es la de el documento electrónico y la segunda es la de los físicos. Ambos entran en la categoría de documento oficial, pero tienen elementos sumamente diferentes y se van a explicar a continuación.
Documentos digitales
Se trata de archivos que pueden tener diferentes formatos y que poseen la capacidad de ser enviados electrónicamente y guardarse en los dispositivos para poder abrirlo cuando sea necesario, incluso se pueden imprimir para que pasen de ser digitales a físicos.
Documentos físicos
Se trata de archivos cuya información está escrita en soportes de papel, acá es indiferente si la escritura fue hecha a mano o con máquina de escribir.
Tipos de documentos
Así como existen características que determinan ciertos elementos en los archivos, también existen ciertas vertientes que individualizan las diferencias entre ellos, esto es catalogado como tipos de archivos y serán explicados a continuación.
Documentos de identificación
Se trata de archivos oficiales que permiten la identificación de las personas, así como su nacionalidad. La mayoría de estos archivos son biométricos y tienen más avances de acuerdo a la tecnología que se les vaya a implementar. Un ejemplo de estos documentos son las cédulas de identidad o los pasaportes.
Documentos legales
Se trata de archivos que tienen la capacidad de comprobar que existe un hecho, por lo que tienen un gran valor, por eso se conocen como oficio documento. Un ejemplo de esta vertiente son las actas de matrimonio o divorcio, acta de nacimiento, fe de vida, etc.
Documentos administrativos
Cuando los órganos administrativos realizan sus funciones de acuerdo su competencia, tienen como resultado ciertos archivos que también tiene soporte legal, por ejemplo, la investigaciones administrativas, despidos, etc.
Documentos científicos
Se trata de los resultados de tipo experimental en la que se plasman los nuevos conocimientos adquiridos por los científicos, además, es catalogado como un informe totalmente original y publicado con la aprobación de una comunidad científica. Un ejemplo de ello son las teorías científicas.
Es un Informe original, escrito y publicado, que plantea y describe resultados experimentales, nuevos conocimientos o experiencias que se basan en hechos conocidos.
Importancia de los documentos
Cuando se trate de instituciones con características de empresas con cientos de archivos corriendo por los pasillos y los correos electrónicos, estos representan una forma de vida fundamental ambientada en la necesidad de comunicarse y enviar datos a través de estas herramientas que, como se indicó anteriormente, se usan con el fin de mantener en el récord de cosas pasadas.
En una empresa es vital el resguardo y cuidado de los archivos que la constituyen, ya que es importante mantener un registro de todo lo que se procesa y calcula en ella por medio de estos documentos.
Un archivo debe seguir una serie de reglas y condiciones que deben ser respetadas por el que lo redacta, entre ellas destacan el uso correcto de una ortografía aceptable, el uso incorrecto de un signo de puntuación podría representar un mal entendido. Debe estar correctamente identificado para saber de qué lugar viene y qué destino lleva.
Los documentos pueden ser manuscritos (escritos a mano), pero en la actualidad con el creciente auge de la tecnología, es común hacer los documentos en computadora, para esto existen completos y sencillos editores que hacen la experiencia de redactar un documento más fácil.
También los documentos necesitan ser transportados a sus respectivos destinos, para esto también hace falta una herramienta a la que se le llama correo, en la actualidad se utiliza más que todo el correo electrónico, que consiste en un envió del documento y otro tipos de archivos por el internet.
