Los respaldos tiene dos propósitos diferentes, el primer propósito es la recuperación de datos después de su pérdida ya sea por la eliminación o corrupción de datos, la pérdida de datos puede ser una experiencia común de los usuarios de computadoras. Una encuesta de 2008 encontró que el 66 % de los encuestados había perdido los archivos en su ordenador doméstico.
El segundo propósito de las copias de seguridad es la recuperación de los datos de una época anterior, de acuerdo con una política de retención de datos definidos por el usuario, que por lo general es configurado en una aplicación de copia de seguridad de cómo se requieren largos copias de los datos, aunque las copias de seguridad representan popularmente una forma simple de recuperación de desastres y deben formar parte de un plan de recuperación de desastres por sí mismos.
Una de las razones de esto es que no todos los sistemas de copia de seguridad o aplicaciones de copia de seguridad son capaces de reconstruir un sistema informático u otras configuraciones complejas, como un clúster de ordenadores, que son servidores de directorio activo o un servidor de base de datos, mediante la restauración de sólo los datos de una copia de seguridad.
