Es así como el ERP es un sistema centralizado o único, el cual posee todos los datos que se obtienen de los procesos operacionales, administrativos, productivos y comerciales que se generan en una empresa u organización, para reflejar la realidad de la misma y comprender su funcionamiento.
También, se puede tener un ERP en cada área que compone a la organización, donde la información de los procesos generada por cada una de ellas, se integra en un solo sistema.
Toda esta estructura funciona como el complemento para la gerencia, al momento de tomar decisiones que requieran inmediatez e incluso para los procesos de planificación de la organización, a corto, mediano y largo plazo.
Las estrategias que fueron creadas para cada departamento (específicas), en la búsqueda del cumplimiento de la estrategia de negocio (general), necesitan cumplir con una constante medición, para identificar si se está cumpliendo la ruta correcta o si los planes necesitan sufrir modificaciones. El ERP es una herramienta práctica que facilita ese proceso de medición.
Esto incluso tiene una connotación psicológica, donde el trabajador no siente que su trabajo está siendo excluido, sino que todo lo contrario siente que sus esfuerzos y labores, están siendo tomados en cuenta. Al momento en que se evalúan los datos y se detectan las fallas o mejoras en los procesos.
En un mundo tan cambiante, donde la tecnología avanza con el pasar de los días, es necesario que la empresa, también avance, es por ello que se han creado diversos softwares de ERP, que hoy compiten por cumplir con los mejores estándares de calidad, en cuanto al cumplimiento de ofrecer el mejor sistema para facilitar el flujo de información de las compañías, en un sistema centralizado, que pueda adaptarse a los objetivos de la organización.
Los ERP son conocidos como “back office” o trastienda, que hace referencia al hecho que los clientes y el público en general no posee acceso a la información que el guarda, pero que sirve para mejorar la relación entre éstos agentes y la empresa.
Las empresas que mayormente utilizan ERP son las de producción, manufactura, logística, almacenamiento e información tecnológica. Alojando en el ERP, información sobre su inventario, producción, distribución, logística, contabilidad y facturas.
