A diferencias de las más conocidas estas facturas no son registradas como cuentas por cobrar por el vendedor ni están registradas como cuentas por pagar, es decir no forman parte de la contabilidad de un negocio como tal. Básicamente hace el papel de una oferta comercial o dado caso un borrador de factura, siendo un acuerdo comprador-vendedor que se fija como compromiso entre ambos antes de hacer el trato final.
Otro de los usos que se le da a esta factura a nivel comercial es de comprobante, que especifica una operación que aún no se ha consumado, ya que el cliente no ha recibido la mercancía ni la ha pagado. Para detallar la diferencia de una factura ordinaria, la proforma deja en claro lo que es en el mismo documento además de poseer otra serie numérica o simplemente no va numerada y no puede ser sustituida por una ordinaria. En el área del derecho, se usa esta factura como sentencia final para posibilitar el desarrollo de un proceso legal. Por su parte en el comercio internacional esta factura debe ser entregada a la aduana cuando la real no está en disposición a la hora de producirse en un envío.
Existen dos grupos establecidos en el caso de la lingüística, las cuales son:
- Proforma pronominal: es la más conocida, sirve para suplir un sintagma nominal o uno determinante de ser el caso.
- Proforma no pronominal: en nuestro idioma tal concepto no existe, sin embargo en italiano, francés o catalán si lo utilizan. La función de esta es sustituir un sintagma preposicional depende de la lengua puede tener diferencia y particularidades.
Los datos a consignar en dicha factura, son los siguientes:
- Fecha.
- Nombres.
- Razones comerciales de vendedor-comprador.
- Denominación precisa y cantidad de mercancía.
- Precio unitario y cantidad de mercancía.
- Forma y condiciones de pago.
- Tipo de embalaje.
- Términos de entrega de la mercancía.
- No hace falta firma autorizada.
- Dichos datos pueden ser consignados en la factura comercial una vez confirmado el pedido por parte del comprador.
