Este registro posee validez legal, pues en él se encuentran reflejados los datos fiscales (nombre, dirección, número fiscal, puesto del trabajador, número de seguro social, antigüedad etc.) tanto del trabajador como los datos fiscales de la empresa.
Para poder elaborar una nómina de forma correcta se debe seguir paso a paso el procedimiento, por lo general los pasos a seguir son muy similares si se comparan de una empresa a otra, para empezar en la nómina se debe ver reflejado el nombre de todos y cada uno de los trabajadores pertenecientes a la empresa, sus pagos y sus respectivas deducciones. Los datos que se deben incluir en ella deben ser, el monto del sueldo que cobra dicho empleado, la cantidad de horas que laboró, las cuales se van a dividir en horas regulares y horas extras luego de ello se deben aplicar los pagos para cada hora trabajada dando como resultado el pago devengado. Las deducciones autorizadas (aporte seguro social) se deben registrar luego del monto que se generó, para de esa forma poder obtener la diferencia entre lo devengado y las deducciones.
Existen diferentes tipos de nóminas, siendo clasificadas principalmente por dos factores, el periodo de tiempo en el cual se emiten y el tipo de personal con el que cuenta la organización.
Según el periodo de pago se pueden clasificar en nóminas semanales, son emitidas cada 7 días, para poder elaborarlas es necesario tener en cuenta el número de semanas que tendrá el mes. Nóminas quincenales, son emitidas cada quince día, por lo general son canceladas los días 15 y 30 de cada mes, en Latinoamérica ésta es una de las formas de pago más frecuentes de ver. Por último se encuentran las nóminas mensuales son aquellas en donde el trabajador recibe el ingreso completo por las horas trabajadas cada 30 días.
Las nóminas según el tipo de personal son dos, las nóminas de personal ejecutivo, llamada así porque en ellas se ven reflejados los pagos de los altos cargo, por lo general esta suele ser confidencial ya que los montos que allí se manejan son de altas cifras. La segunda es la nómina general, es aquella donde se encuentran los pagos y deducciones del personal obrero y administrativos de las empresas.
