El objeto fundamental de todo archivo es poder tener documentos almacenados, ordenados y clasificados, para que cuando se necesite buscarlos puedan ser encontrados con eficacia y rapidez.
En el mundo de la informática es comúnmente usado el termino archivo (o file, del idioma inglés) para referirse a un conjunto de datos o información digital en función de “bits o información binaria” que pueden ser guardados para posteriormente ser utilizados por medio de las aplicaciones existentes en el ordenador o cualquier otro dispositivo tecnológico. Un archivo informático es almacenado en el disco duro del computador, y el mismo consta de un nombre, y la extensión de la carpeta que lo contiene (ejemplo: nombre_de_archivo.ext).
Hay que tener en cuenta que los archivos no se almacenan todos de la misma forma en los ordenadores, un archivo de texto se guarda de forma diferente que una imagen, un video o un archivo musical; tampoco el espacio que ocupan en el disco duro es el mismo, pues sus contenidos son diferentes. Las ventajas de los archivos digitales, es que los mismos pueden ser movidos, copiados eliminados, cambiar su ubicación, etc. De nuestras computadoras, también se pueden compartir por redes sociales por ejemplo, y ser enviados por correos electrónicos.
Sin embargo hay que tener en cuenta que los archivos han formado parte de la historia de la humanidad desde que la misma empezó a registrar su vida, pues los datos o documentos más importantes siempre han sido almacenados en archivos físicos, ya que no se contaba con la tecnología que se tiene hoy en día. Estos documentos eran almacenados en grandes depósitos, cajas o estantes. Aunque una de sus mayores desventajas es que al pasar del tiempo el deterioro del papel es inevitable y los mismos perdían todo su contenido. Aun así no podemos olvidar que existen muchos libros y documentos físicos que tienen un valor histórico emblemático y por tal motivo siempre se tratara de conservar en el mejor estado posible.
