Las bases de datos o sistemas de información se muestran en la historia como grandes espacios destinados a guardar información en grandes cantidades de un mismo tipo o rubro. En la antigüedad, en instituciones donde se alojan informaciones permanentes como las organizaciones de migración y extranjería, universidades, ministerios públicos y servicios de identificación, guardan las carpetas con la información de las personas en grandes estanterías colocadas en rieles para compactar los pasillos y así ahorrar espacio, inclusive aún se conservan estos mecanismos en ciertas instituciones públicas por temor a una estafa o problema que se han causado con las bases de datos tecnológicas en la red.
Estas bases de datos computarizadas tienen la ventaja de sintetizar el espacio que ocupa una base de datos física, pues esta se limita a un espacio en una red local de datos digitales o a un espacio web destinado a la protección de estos archivos, mejor conocido como nube de datos. Estas bases de datos poseen un sin fin de facilidades, si se trata de una base en la web (nube) esta podrá ser accesible desde cualquier dispositivo que posea internet, en la actualidad existen aplicaciones para equipos móviles como los Smartphone para abrir estas nubes, además de eso, proporcionan al dueño un determinado sistema de seguridad con el cual se mantendrá a salvo, estos van desde claves de acceso, hasta preguntas de seguridad y monitoreo constante en caso de intentos fallidos al acceso. Las bases de datos son necesarias en cualquier organización que movilice constantemente información del mismo carácter, además su cuidado y orden preservan la calidad administrativa de las instituciones.
