Qué es un diagrama de flujo
Entender qué es un diagrama de flujo es realmente importante, pues por medio de ellos se pueden solucionar diversos inconvenientes con los procesos dentro de una organización. La definición de diagrama de flujo más aceptada es la de «gráfico diagramático que se emplea para indicar el orden en el que se deben llevar a cabo las instrucciones para poder lograr solucionar determinado problema», por lo general este tipo de gráfico es utilizado dentro de áreas como la economía, programación, psicología cognitiva e incluso procesos industriales.
Estos esquemas pueden estar basados en cualquier proceso, un ejemplo de diagrama de flujo podría ser el sistema de encendido de un bombilla, o el proceso para elaborar alguna receta de comida.
Características de un diagrama de flujo
Las principales características de un diagrama de flujo son las siguientes:
- Deben ser lo más precisos posible, ya que los diagramas muy extensos suelen ser más complicados de entender y asimilar, por lo que su practicidad es menor.
- Deben contener los símbolos adecuados de acuerdo al proceso que se representa, lo que evita que sean interpretados de manera errónea.
- Al observar el diagrama se deben captar de manera directa los pasos a seguir de un proceso o sistema, sin la necesidad que se deban leer largas notas referentes a dicho proceso.
- Cabe acotar que las características de un diagrama de flujo pueden variar dependiendo del tipo de diagrama y el proceso que se describe.
Para qué sirve un diagrama de flujo
Estos gráficos son de gran utilidad para desglosar cualquier actividad que se quiera llevar a cabo tanto a nivel industrial como de servicios, en cualquiera de sus áreas. El diagrama de flujo de una empresa es sumamente importante, ya que por medio de él se puede conocer el orden en el cual opera la misma y los procesos que siguen para obtener su producto. De igual forma, son empleados para la descripción de cualquier sistema o método que se tenga que implementar dentro de ellas, permitiendo comprender de manera clara, cualquier proceso que se realice, así como también el funcionamiento del mismo, lo que a su vez contribuye en sus posteriores estudios y posibles modificaciones para mejorarlo.
Los flujogramas pueden incluso llegar a sustituir largas páginas de textos, ya que al tratarse de un dibujo, el cerebro humano interactúa mejor con la información que se contiene en el mismo. Por ello es importante saber lo que es un diagrama de flujo.
Símbolos de diagrama de flujo más comunes
Símbolo de inicio / final
Está representado por un óvalo, es el encargado de indicar el punto de inicio y del fin del proceso, generalmente incluye las palabras dentro de él, como por ejemplo “inicio” y “fin” según corresponda. Éste es también llamado símbolo terminador y puede indicar además de lo antes mencionado, el resultado posible de un camino.
Símbolo de acción o proceso
En este caso el símbolo que se utiliza es el rectángulo, cabe acotar que cada rectángulo indicará un paso dentro del sistema (“agregar el queso a la pizza”) o en su defecto un subproceso para aquellos sistemas de mayor complejidad o tamaño (elaborar una pizza), lo que lo hace uno de los símbolos que mayor se utiliza dentro de los diagramas.
Símbolo del documento impreso
Es un rectángulo cuya línea inferior es curva, éste representa la entrada o salida de un dato que puede ser leído por las personas, como por ejemplo un documento o informe impreso, aunque también podría ser un correo electrónico, mientras que en el caso de las salidas podría ser un memo o una carta.
Símbolo de multidocumento
Es similar al antes descrito, sin embargo en en este caso se muestran tres símbolos superpuestos uno detrás del otro, indicando la entrada o salida de varios documentos dentro del proceso. Al igual que la símbolo de documento impreso, algunos ejemplos pueden ser: informes impresión o correos electrónicos para las entradas y un memo para la salida.
Símbolo de decisión o ramificación
Tiene forma de rombo y marca una incógnita que debe ser respondida, originando así una ramificación que va indicando que el rumbo del sistema seguirá una dirección de acuerdo con dicha decisión. Aquellas líneas que indican decisiones diferentes, se originaron de distintos puntos del rombo y esto puede suceder de acuerdo a las respuestas que se proporcionan.
Símbolo de entrada / salida
Este es también denominado el símbolo de datos y es utilizado para mostrar o indicar lo datos que salen y entran del sistema, como por ejemplo, el pedido de un cliente (entrada al sistema) y la venta del producto (salida). Cabe acotar que el símbolo de la cinta de papel representa entrada y salida sin embargo a sido reemplazado por este.
Símbolo de entrada manual
En este símbolo se representa que una persona realizará un procedimiento de forma manual. Es decir que los datos en el campo o el paso a seguir del sistema debe realizarse por medio de algún dispositivo manual, como por ejemplo un teclado. Otro ejemplo puede ser al iniciar sesión en la PC y se le solicita al usuario su clave.
Símbolo de preparación
A través de este símbolo se está indicando que antes de continuar con el proceso, es necesario realizar ajustes o algunas modificaciones. Es el punto de diferencia entre los pasos en los que se prepara el proceso y en donde se ejecuta dicho proceso. Permite incorporar la configuración en otro paso dentro de un mismo sistema.
Símbolo del conector
Tiene forma de esfera y se caracteriza por marcar que en dicho punto se realizará una inspección y que el proceso continuará en donde se colocó un dibujo igual. En general esta figura es utilizada en los diagramas de mayor complejidad y se encarga de enlazar los elementos que se encuentran separados en una misma página.
Símbolo de fusión
Con él se indica que en este paso, dos o más subprocesos se combinarán en uno solo. La forma que posee es de pirámide invertida.
Tipos de diagrama de flujo
Diagramas de Flujo de Documentos
Tiene como finalidad indicar los controles que hay dentro del flujo de documentos, mediante los componentes de un proceso. Este tipo de diagramas deben ser leídos de izquierda a derecha, por ejemplo: proceso de transporte de documentos a lugares donde se requieran.
Diagramas de Flujo de Datos
Por medio de ellos se muestran los controles que determinan los flujos de datos dentro de un proceso. Son empleados para indicar los canales a través del cual se envían los datos, por ejemplo: son utilizados en la ingeniería de software, para aportar un planteamiento enfocado en el desarrollo técnico.
Diagramas de Flujo de Sistemas
Indica la magnitud de los datos que atraviesan los componentes más importantes del proceso,como por ejemplo medios de almacenamiento, redes de comunicación, procesadores, entrada de datos y programas.
Diagrama de Flujo General
Se utiliza para describir cada una de las etapas que componen un proceso productivo o de servicios, representando cada uno de los pasos a seguir para obtener dicho producto. Por ejemplo: el proceso de embotellado de una bebida en una planta embotelladora.
Diagrama de Flujo de Trabajo
Se grafican los flujos de trabajo, es común que utilice información y documentación de oficina, además de involucrar tareas. Por ejemplo: graficar los pasos requeridos en un centro de salud para una visita.
Diagramas de Flujo de Programas
Por medio de ellos se muestran los controles que se encuentran incorporados en un programa que a su vez forma parte de un proceso. Por ejemplo: el proceso como se desempeña una máquina, que al mismo tiempo es parte de un sistema más grande.
Diagrama de flujo detallado
En esta clase se exhiben todo los detalles de cada una de las actividades de los procesos, las retroalimentaciones, las pautas, los puntos donde se tendría que tomar decisiones, entre otro, por ejemplo: cuando en una línea de producción se debe seleccionar el producto terminado y descartar los que presentan fallas.
Diagrama de flujo de productos
Es empleado únicamente para describir cómo se realiza cierto producto. En este diagrama se determina cuál será la materia prima que se utilizará. Por ejemplo: cuando se elabora algún tipo de pan y se especifica el tipo de harina que se debe emplear y cómo se debe utilizar.
Diagrama de flujo de procesos
En este tipo se refleja las relaciones entre los componentes principales de una planta industrial. Se utiliza ampliamente en los campos de la ingeniería de procesos y quimica.
Por ejemplo: es utilizado para mejorar o documentar un proceso o moldear uno nuevo.
Diagrama de flujo lógico
Es un tipo de diagrama que se enfoca en los negocios y en sus actividades. Es una herramienta que simboliza gráficamente las secuencias de los pasos de un proceso, demostrando la secuencia lógica de esos pasos para resolver o desarrollar un proceso. Por ejemplo: ayuda en la detección y búsqueda de errores de un proceso.
Diagrama de flujo de decisiones
Este contribuye al estudio de las estrategias tanto en términos de relación interna como en congruencia respecto al exterior. Por ejemplo: el proceso de comunicación dentro de una de las secciones de una empresa
Cómo Dibujar un diagrama de flujo
1. Lo primero que se tiene que tener en cuenta para saber cómo hacer un diagrama de flujo es determinar los elementos que conformarán al sistema, ya que esto ayudará a dibujarlo en el orden correcto para que pueda ser entendido de manera sencilla. Alguno de los componentes son:
- Entrada o inputs: se trata de diversos tipos de datos, como por ejemplo tablas, información, documentos, artículos, entre otros. Qué se emplean dentro del sistema y posteriormente se transforman en salidas.
- Procesamiento: acciones que por medio de las técnicas y las herramientas se implementan en las entradas, que luego son convertidas en productos o salidas.
- Salida o outputs: es el fruto del proceso y que al igual que las entradas, puede tratarse de documentos, materiales, artículos, etc.
2. El segundo paso es saber cuáles son los símbolos que se utilizan y el significado de cada uno de ellos.
3. Dibujar cada paso en el orden correcto. Hay que acotar que en algunos casos existen pasos que se producen de manera paralela o que en su defecto, deben esperar por la salida de otros procesos anteriores.
4. Dibujar las flechas que enlazan los procesos.
5. Seguidamente se deben mostrar a través de los símbolos lo que ocurre en cada paso del proceso, es decir si se debe esperar por otro paso, si se requiere esperar por documentos o datos, o también tomar una decisión.
6. En este punto se deben dibujar los símbolos que corresponden a cada paso del sistema.
7. Finalmente se debe inspeccionar el resultado.
En la actualidad existen diversas herramientas para elaborar estos esquemas, al punto que en la web es posible hallar programas para hacer diagramas de flujo, abriendo de esa manera las puertas a una importante herramienta para que esté al alcance de quien la necesite y que incluso, te brindan la posibilidad de crear un diagrama de flujo online.
